O controle das atividades por workflow gerencia o fluxo de trabalho respeitando as regras e prazos de negócio definidos para a sua empresa através da troca de informações entre diversos setores e equipes.

O workflow garante que as atividades sejam executadas e acompanhadas em tempo real pelos envolvidos dentro do prazo estipulado, e ainda, o não cumprimento de algumas das etapas no prazo pré-estabelecido vai gerar um alerta ao coordenador / responsável que tomará as providências necessárias para garantir a execução das atividades em tempo hábil.

Com a gestão por workflow é possível mensurar o tempo de execução de cada etapa do processo, garantir que cada sequência do fluxo seja de fato concluída dentro do prazo e com a qualidade esperada, e a grande vantagem é que com o GR5 será possível garantir toda a execução do processo de qualquer lugar a qualquer hora.

Para garantir a segurança de todo o processo o ideal é definir as etapas do fluxo e identificar os pontos críticos, desta forma, todas as atividades serão parametrizadas no sistema com os seus respectivos prazos, alertas e responsáveis ou equipe pela execução de cada etapa.

Com o processo bem definido os custos operacionais serão reduzidos possibilitando uma gestão eficaz e assim garantir que os compromissos serão cumpridos dentro dos prazos pré-estabelecidos.

O controle do workflow através do GR5 proporcionará uma redução substancial na margem de risco da operação e eliminará o retrabalho, proporcionando processos mais ágeis e organizados e com a garantia de melhores resultados e aderente às regras de negócio da empresa.

Todo o processo fica mais seguro, uma vez que os dados ficarão armazenados no sistema através dos logs de segurança, os documentos serão vinculados a cada processo o que elimina o arquivo de papéis facilitando as futuras consultas e garantido que nenhuma informação será perdida. A visualização das informações ficarão disponíveis apenas aos colaboradores autorizados, inclusive os respectivos documentos, todo este controle será definido nas regras de perfis de acesso, e estas regras permitirão inclusive  que os parceiros externos acessem o sistema e visualizem / interajam somente nas etapas que forem autorizados.

Desta forma toda a informação estará protegida, proporcionando um maior controle e garantindo que todo o processo será executado com maior padronização, aderência e qualidade, o que permitirá o acompanhamento de um outro ponto muito importante: A modelagem e o acompanhamento dos indicadores (KPI`s) através da dashboard no próprio sistema.